LET OP! Verplichte UBO-registratie per 10 januari 2020

UBO-register

Vanaf 10 januari 2020 zijn ‘Ultimate Beneficial Owners’, ofwel de uiteindelijk belanghebbenden van bepaalde juridische entiteiten in de EU verplicht zich te registreren in een register voor uiteindelijk belanghebbenden (het UBO-register). Deze verplichting komt voort uit de vierde Europese anti-witwasrichtlijn. De registratie moet het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering voorkomen. Het doel is dat door middel van het UBO-register financieel-economische criminaliteit niet meer kan worden verhuld achter juridische entiteiten.

Wat is een UBO?

Een UBO is een persoon die uiteindelijke eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een juridische entiteit. Daarvan is onder andere sprake bij een persoon die:

• (in)direct meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelang houdt;
• feitelijke zeggenschap over die entiteit uitoefent, bijvoorbeeld omdat op grond van contractuele verhoudingen de bevoegdheid bestaat om het bestuur te benoemen of te ontslaan.

Een juridische entiteit kan dus meer dan één UBO hebben.

De UBO is altijd een natuurlijk persoon. Dat betekent dat door de gehele structuur van een juridische entiteit moet worden heen gekeken naar de uiteindelijke achterligger(s).

Er dient daarnaast altijd een UBO te zijn. In het geval dat er geen echte UBO kan worden vastgesteld, kwalificeert als pseudo-UBO de natuurlijke persoon die bestuurder is van de juridische entiteit of de vennoot in het geval van een personenvennootschap.

Wat moet er worden ingeschreven?

De navolgende informatie van de UBO’s dient in het register te worden vastgelegd:

1. naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit en woonstaat, aard en omvang van het economisch belang (in drie bandbreedtes: >25%, >50% of >75%);
2. adres, geboortedag, -plaats en -land, BSN of fiscaal nummer en documenten die de UBO-status onderbouwen (bijvoorbeeld notariële akten).

Enkel de informatie opgenomen onder 1. is (tegen een vergoeding) openbaar te raadplegen. Het openbare deel van het UBO-register is daarbij alleen doorzoekbaar op naam van de entiteit. Zoeken op naam van de UBO is niet mogelijk.
De informatie onder 2. is niet openbaar en kan alleen worden geraadpleegd door overheidsinstanties. Maar dus bijvoorbeeld niet door advocaten, notarissen en banken.

Het Nederlandse UBO-register wordt net als het Handelsregister beheerd door de Kamer van Koophandel. Belangrijk verschil met het Handelsregister is echter dat het UBO-register geen derdenwerking heeft. Aan de informatie in het UBO-register kan geen juridische zekerheid worden ontleend.

Wie zijn verplicht tot registratie van UBO’s?

De volgende in Nederland opgerichte vennootschappen of andere entiteiten zijn verplicht om hun UBO’s te registreren:

• besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en niet beursgenoteerde naamloze vennootschappen;
• Europese naamloze vennootschappen, Europees economische samenwerkingsververbanden en Europese coöperatieve vennootschappen;
• coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;
• verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid en verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid die een onderneming drijven;
• stichtingen, waaronder stichtingen met een ANBI-status en stichtingen administratiekantoor (STAK’s);
• personenvennootschappen: maatschappen, commanditaire vennootschappen en vennootschappen zonder firma; en

De verplichting tot registratie van de UBO informatie geldt niet voor eenmanszaken, verenigingen van eigenaren, kerkgenootschappen en buitenlandse ondernemingen.

Degene aan wie de vennootschap of entiteit toebehoort, en iedere bestuurder van die vennootschap of entiteit is verplicht tot het registreren van de UBO informatie in het register. De registratie is kosteloos.
Daarnaast is de vennootschap of entiteit verplicht om ook intern vast te leggen wie de UBO is. Naast een aandeelhoudersregister dient derhalve ook een eigen UBO-register te worden bijgehouden.

De Kamer van Koophandel zal de vennootschappen en andere juridische entiteiten die reeds zijn ingeschreven in het Handelsregister in de eerste 18 maanden na inwerkingtreding van het UBO-register aanschrijven met het verzoek tot inschrijving van de UBO’s.
De UBO informatie van vennootschappen en andere juridische entiteiten die worden opgericht of tot stand komen na de inwerkingtreding van het UBO-register, moet binnen 8 dagen worden geregistreerd.

Indien niet aan de registratieplicht wordt voldaan, geldt een duaal sanctiestelsel: overtreding kan zowel met bestuursrechtelijke als met strafrechtelijke sancties worden gehandhaafd.

Afscherming informatie

In uitzonderlijke gevallen kan een UBO de Kamer van Koophandel verzoeken de openbare gegevens af te laten schermen. De UBO zal dan wel moeten aantonen dat één van de navolgende situaties aan de orde is:

• blootstelling aan een onevenredig risico;
• risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie;
• minderjarigheid; en/of
• andersoortige handelingsonbekwaamheid.

De Kamer van Koophandel zal geen inhoudelijke afweging maken, maar een puur feitelijke controle verrichten.

Heeft u vragen over de UBO-registratie, of andere vragen over andere ondernemingsrechtelijke onderwerpen? Neemt u dan vrijblijvend contact op mr. Martijn de Waal, of één van onze andere ondernemingsrechtspecialisten.

Neem direct contact op