Algemene voorwaarden: wat zijn ze en waarom zijn ze belangrijk?

Inleiding

Als ondernemer wil je je vooral bezighouden met waar je goed in bent: ondernemen, nieuwe dingen bedenken, iets bijdragen, geld verdienen. In al het enthousiasme van een ondernemer zijn de juridische aspecten van het bedrijf vaak een ondergeschoven kindje. Maar dat is niet zonder gevaar.

Of je nu een startende ondernemer bent of al geruime tijd in het veld opereert, de rol van juridische documenten is cruciaal. In dit artikel nemen we een diepere duik in de wereld van algemene voorwaarden, met een specifieke focus op het interessante fenomeen dat bekend staat als de “Battle of Forms.”

Wat zijn algemene voorwaarden eigenlijk?

Algemene voorwaarden fungeren als de spelregels van jouw onderneming. Ze vormen de contractuele basis tussen jou en je klanten. Het zijn deze voorwaarden die als de onzichtbare gids fungeren bij zakelijke transacties.

Algemene voorwaarden regelen niet de kern van een overeenkomst, maar juist de randvoorwaarden. Algemene voorwaarden worden vaak gebruikt naast een specifiek contract waarin een concrete dienst of specifiek product wordt vermeld. Volgens de wet moeten afspraken in algemene voorwaarden dus aan twee componenten voldoen:

• Het moet een generieke afspraak zijn. Dit betekent dat de afspraak meerdere keren gebruikt kan worden. Een voorbeeld hiervan zijn retourvoorwaarden voor consumenten.
• De afspraak mag geen kernafspraak zijn. Dus de afspraak mag bijvoorbeeld niet zien op het specifieke soort of de prijs.

Waarom zijn algemene voorwaarden belangrijk?

Het gebruik van algemene voorwaarden heeft verschillende voordelen hebben voor een onderneming.

• Het zorgt voor versimpeling en uniformering van je bedrijfsvoering. Als alle randvoorwaarden in één document staan dat je bij elke overeenkomst kunt meesturen, dan kan je je in de offerte of het specifieke contract met de klant of leverancier beperken tot de kern: wat wordt er gekocht en hoeveel kost het?
• Het beperkt bedrijfsrisico’s. Als algemene voorwaarden goed zijn opgesteld, fungeert het als stok achter de deur voor wanbetalers, aansprakelijkheden, eigendom, schade, enzovoorts. Elke ondernemer denkt dat hij of zij daar nooit mee te maken krijgt, totdat je ermee te maken krijgt. Met algemene voorwaarden voorkom je dat je bij elke deal telkens alle risico’s moet afdekken. Dat leidt af van de kern.
• Het straalt professionaliteit uit. Het zorgt ervoor dat je wordt gezien als serieuze partij die de zaken op orde heeft. Een serieuze klant of leverancier slaat de onderneming over met knip-en-plakvoorwaarden of waarin alles nog geregeld moet worden.

Hoe zorg ik dat mijn algemene voorwaarden gelden?

Afspraken in algemene voorwaarden gelden als overeenkomst tussen twee partijen, en daarvoor is nodig dat de voorwaarden moeten worden aangeboden, en dat deze worden aanvaard. Dan zijn ze in principe geldig. Maar let op, daar zitten wel een aantal haken en ogen aan.

Het is belangrijk dat algemene voorwaarden tijdig én op de juiste manier ter hand worden gesteld. Tijdig houdt in dat de andere partij vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst op de algemene voorwaarden wordt gewezen. Als dat daarna pas gebeurt, kunnen de algemene voorwaarden worden vernietigd (ongeldig worden verklaard).

Op de juiste manier houdt in dat je de ander de redelijke mogelijkheid moet hebben geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. De algemene voorwaarden moeten daadwerkelijk ter hand worden gesteld als dit redelijkerwijs mogelijk is, bijvoorbeeld per mail, of middels een duidelijke verwijzing naar een link. Gebeurt dat niet, zijn de voorwaarden ook dan vernietigbaar. Een enkele verwijzing naar algemene voorwaarden zonder dat deze ter hand worden gesteld, is onvoldoende

Maar wat nou als de andere contractspartij ook algemene voorwaarden heeft?

Als twee partijen allebei met hun eigen algemene voorwaarden schermen, wordt hier in het recht de term battle of forms voor gebruikt? Neem het voorbeeld dat jij producten of materialen inkoopt en dus jouw inkoopvoorwaarden ter hand stelt, maar de leverancier levert hetgeen jij wil kopen en stelt zijn levervoorwaarden ter hand. Wat nu? Het is belangrijk dat jij als winnaar uit deze strijd komt.

In Nederland geldt de zogenoemde first shot rule. Dit betekent dat de algemene voorwaarden waar in de schriftelijke communicatie als eerst naar verwezen wordt, van toepassing zijn op de overeenkomst. Deze regel geldt alleen niet als de algemene voorwaarden van de ander uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Voor ondernemers is het cruciaal om dit spel te begrijpen.

Stel je bent te laat en je hebt de first shot niet te pakken; hoe wijs je uitdrukkelijk van de hand? Veel ondernemers nemen ergens in hun correspondentie, offertes of voorwaarden een standaard zinnetje op dat de voorwaarden van de ander uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Dit is echter niet voldoende. Er moet expliciet duidelijk worden gemaakt dat de voorwaarden van de ander niet gelden. Het mag de ander niet ontgaan. Dit doe je bijvoorbeeld door dit te vermelden in een mail, en daarbij de eigen voorwaarden mee te sturen.

Internationale handel

Steeds vaker overschrijden onze zaken de landsgrenzen. Belangrijk om te weten is dat de first shot rule niet overal geldt. Welke algemene voorwaarden tussen internationale partijen gelden, hangt af van door welk recht de overeenkomst wordt beheerst. Heb je hiermee te maken, neem dan vooral contact op voor advies.

Meer weten over algemene voorwaarden?

Wil je algemene voorwaarden laten opstellen, laten reviewen, wil je die van de ander vernietigen, heb je het gevoel dat je gebonden bent aan oneerlijke afspraken, of wil je andere informatie over dit onderwerp. Neem dan contact op met Axel Arts via a.s.arts@tanger.nl of 0255 547 812.